Ursachen statt Auswirkungen - Basis eines leistungsfähigen Internen Kontrollsystems
Inhaltsverzeichnis |
Ursachen statt Auswirkungen - Basis eines leistungsfähigen Internen Kontrollsystems
Autor: Dipl.-Kfm. Christoph Schneider
Schlecht definierte Leistungsvorgaben für Mitarbeiter werden von der Ausnahme zur Regel. Konnte der Bandmitarbeiter beim Automobilhersteller oder der Buchhalter des Maschinebauers noch wirksamen Kontrollen unterzogen werden, ist dies beim Vertriebsleiter Südasien oder bei dem Produktentwickler eines Softwareherstellers kaum noch möglich. Die Reaktion der Internen Revision? Oft hechelt sie der Entwicklung hinterher und versucht über neue Vorgaben und striktere Kontrollen die Leistungsfähigkeit des Internen Kontrollsystems zu erhalten. Die geprüften Stellen schütteln nur den Kopf, stimmen formal zu und machen weiter wie bisher. Alle Beteiligten wissen, dass mögliche unternehmensschädigende Handlungen in diesem Umfeld allenfalls zufällig aufgedeckt werden.
Betrugsgrundlagen
In dem hier beschriebenen Umfeld muss die Interne Revision im Vorfeld traditioneller Kontrollen tätig sein. Es gilt die Grundlagen möglicher Unternehmensschädigung zu analysieren und zu reduzieren.
Bevor Mitarbeiter das eigene Unternehmen bewusst schädigt müssen drei Vorausetzungen gegeben sein:
- Rechtfertigung: Rechtfertigung ist der Grund für ein Handeln. Das Wissen um Recht und Unrecht ist tief in den Menschen verwurzelt. Betrüger wissen um das Unrecht ihres Handels. Deshalb benötigen sie für sich selber eine Rechtfertigung. Typischerweise: Mir steht ein größerer Anteil am Ergebnis zu.
- Motivation: ist das Streben nach Zielerreichung. Diese sind bei unternehmensschädigenden Handlungen primär zusätzliches Einkommen.
- Gelegenheit: ohne eine Gelegenheit können die Vorstellungen schlicht nicht umgesetzt werden. Gelegenheiten können durch Interne Kontrollsysteme reduziert, mit einem nachvollziehbaren, wirtschaftlich zu rechtfertigendem Aufwand jedoch nie vollständig ausgeschlossen werden. Dennoch konzentrieren sich die Mehrzahl der Internen Kontrollsysteme einseitig auf diesen Punkt.
Rechtfertigung
Der Werteverfall in unserer Gesellschaft mag beklagenswert sein, dennoch ist bei den Menschen der „moralischen Kompass“ fast immer intakt. Kleinere Verstöße gegen die Straßenverkehrsordnung werden toleriert, persönliche Bereicherung auf Kosten des Arbeitgebers nicht. Kein Mitarbeiter möchte gegen seine eigene Werte verstoßen, erfolgt dies dennoch ist eine Rechtfertigung erforderlich, gegenüber sich selber. Menschen können nur Andere betrügen, nicht aber sich selber. Als wichtigste Rechtfertigung für persönliche Bereicherung wird angeführt, dass der Mitarbeiter um seinen „gerechten“ Anteil am Unternehmenserfolg betrogen wird. Der Arbeitgeber bereichert sich auf seine Kosten, eine „Korrektur“ erscheint dann als konsequenter Schritt. Diese Gründe gilt es zu entkräften. Mitarbeiter sind über das Unternehmensergebnis zu unterrichten, nicht alleine über mögliche Zwangsveröffentlichungen. Dabei sind auch einmal die tatsächlichen Kosten welche ein Arbeitnehmer verursacht beispielhaft aufzuzeigen. Weiterhin ist das Unternehmerrisiko anzusprechen. Viele Mitarbeiter sehen die wieder ansteigenden Umsätze und Gewinne, verdrängen aber bereitwillig die Verluste der gerade ausgestandenen Wirtschaftskrise. Zweites Hauptärgernis sind Unterschiede der Entlohnung zwischen Mitarbeitern, unabhängig davon ob diese tatsächlich existieren. Hier sind klare, transparente Kriterien der Leistungsbeurteilung und Entlohnung zu entwickeln und umzusetzen. Nicht jeder Mitarbeiter muss über Alles informiert sein, Verschwiegenheit sollte jedoch einen Grund haben und keinen Selbstzweck darstellen. Weiterhin führen unterschiedliche Informationsgrade schnell zur Entstehung von Gerüchten und Mutmaßungen. Die ist Unternehmensleitung gefordert alle Mitarbeiter gleichermaßen zu informieren und das vertrauliche Gespräch mit Einzeln auf private Sachverhalte zu beschränken. Hier sind auch Diskrepanzen in der Entlohnung und den zusätzlichen Entgeltbestandteilen der Führungsebene und der Mitarbeiter einzubeziehen. Wen der Vorstand die drei Jahre alten Luxuskarossen durch neue Modelle ersetzt ist nicht der richtige Zeitpunkt gegeben um Gehaltskürzungen anzusprechen. Diesen Aspekt anzusprechen ist für die Interne Revision nicht einfach. Der Umgang mit entsprechenden Argumenten durch die Unternehmensleitung sagt jedoch viel über die Werte im Unternehmen aus. Letztlich kann und wird ein offenes Arbeitsklima dazu beitragen, dass Mitarbeiter das Gespräch suchen, wenn ein wie auch immer zu definierendes Unrecht vermutet wird. Wer lang genug nach einer ungerechtfertigten Behandlung sucht wird immer Gründe für diese finden, davon jedoch sich wirklich zu überzeugen fällt zunehmend schwerer.
Motivation
Eine unternehmensschädigende Handlung wird nur vorgenommen, wenn sie zur Verwirklichung eigener Motive beiträgt. Primärer Grund ist meistens die Erhöhung des Einkommens und damit verbunden die Reduktion eines finanziellen empfundenen Mangel. Der finanzielle Bedarf eines Menschen wird nicht durch den Arbeitgeber beeinflusst. Dennoch können bei akutem Finanzbedarf in einem gewissen Rahmen Lösungen aufgezeigt werden. Diese erfolgen über die kurzfristige Darlehensgewährung. Allerdings sind den Mitarbeitern auch die Grenzen aufzuzeigen und eine unmittelbare Rückzahlung über die Lohnabrechnung zu vereinbaren. Haben Mitarbeiter Schwierigkeiten das Ausgabenverhalten ihrem Einkommen anzupassen und liegen erhebliche finanzielle Probleme vor, welche sich bspw. durch Lohnpfändungen ausdrücken kann ein vertrauliches Gespräch geführt und Unterstützung bei der Lösungsfindung angeboten werden. Als weiterer Zweck einer Unternehmensschädigung besteht eine destruktive Ausrichtung, das Unternehmen bewusst zu schädigen. Dieser Aspekt wird bei Prüfungsansätzen bisher fast völlig vernachlässigt. Werden Rechtfertigungsgründe ausgeschlossen geht auch die Motivation zum Betrug zurück. Die Schädigung des Arbeitgebers erfolgt meistens als letzter Schritt einer sich entwickelnden Unzufriedenheit. Hier muss den Mitarbeitern die Möglichkeit eingeräumt werden in einem offenen Arbeitsklima Unzufriedenheit zu äußern und gemeinsam nach Konfliktlösungen zu suchen. Diese kann letztlich auch in einer fairen und einvernehmlichen Trennung liegen.
Gelegenheit
Die Reduktion der Gelegenheiten zu unternehmensschädigenden Handlungen steht im Mittelpunkt der Tätigkeit der Internen Revision. Das kann und soll so blieben. Erfahrene Revisoren wissen um die Unmöglichkeit perfekter, lückenloser Interner Kontrollsysteme. Dieses Wissen soll nicht zur Nachlässigkeit in diesem Bereich führen, ohne die Reduktion von Rechtfertigungen und Motiven stehen entsprechende Systeme immer auf tönernen Füßen, weshalb diese beiden Aspekte in der Tätigkeit der Internen Revision stärker zu berücksichtigen sind. Gelegenheiten lassen sich reduzieren, niemals völlig ausschließen.
Google-Anzeigen
